Tipps für die Ausrichtung einer internationalen Veranstaltung mit einer DMC
Die Organisation einer Veranstaltung an einem anderen Ort der Welt bringt Planungsprobleme und logistische Hindernisse mit sich. Eine Destination Management Company (DMC) könnte die Lösung sein – und bringt auch noch zusätzliche Vorteile.
Ganz gleich, ob Sie eine Gruppe von Fachleuten für ein globales Geschäftstreffen zusammenbringen müssen oder ob Sie eine Ausstellung oder Konferenz im großen Stil organisieren – Sie brauchen zweifellos Unterstützung im Land. Die MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) boomt – und der globale Charakter des Geschäftslebens macht es oft erforderlich, MICE-Veranstaltungen in anderen Ländern als dem Sitz des Veranstalters durchzuführen.
Vertrauenswürdige DMC – Mr Linh’s Adventures ist eine DMC, die auch als Veranstaltungsunternehmen in Vietnam betrachtet werden kann, wenn es um die MICE-Branche geht. All die Fähigkeiten, Verbindungen und das lokale Fachwissen, die für die Organisation von B2B-Reisen erforderlich sind, gelten auch für das Eventmanagement – und genau aus diesem Grund werden wir regelmäßig gebeten, die Eventplanung für Firmenkunden in ganz Asien zu übernehmen.
Auf der Grundlage unserer Erfahrungen in diesem Bereich geben wir Ihnen hier unsere besten Tipps für die Ausrichtung einer internationalen Veranstaltung mit Hilfe einer DMC.
Recherchieren Sie vertrauenswürdige DMCs mit Veranstaltungserfahrung
Der Schlüssel zur Organisation einer Veranstaltung über eine DMC liegt darin, eine vertrauenswürdige DMC mit einschlägiger Erfahrung zu finden. Werfen Sie zunächst einen Blick auf die Referenzen der DMC – können Sie online Informationen über sie finden, einschließlich Kundenrezensionen? Vergewissern Sie sich auch, dass die DMC über relevante Unternehmenslizenzen und Akkreditierungen bei vertrauenswürdigen externen Stellen verfügt, da diese Organisationen die DMC selbst überprüfen. Fragen Sie die DMC nach ihrer Erfahrung mit Veranstaltungen und bitten Sie um Referenzen von anderen Unternehmen, mit denen sie zusammengearbeitet haben.
Vertrauenswürdiger DMC – Mr. Linh’s Adventures verfügt über eine Geschäftslizenz und eine Veranstalterlizenz, die von der vietnamesischen Tourismusbehörde (VNAT) ausgestellt wurden. Außerdem sind wir Mitglied in vertrauenswürdigen Handelsorganisationen wie der Pacific Asia Travel Association (PATA) und haben regelmäßig einen Stand auf globalen Messen, darunter der World Travel Market (WTM) London und die ITB Berlin.
Klarheit des Briefings
Wenn Sie nicht vor Ort sein können, um Ihre Veranstaltung zu planen, ist es wichtig, dass Sie sich stattdessen auf ein klares Briefing der DMC konzentrieren. Denken Sie an alle Details und die wichtigsten logistischen Anforderungen – von der Kapazität des Veranstaltungsortes und der Unterbringung der Teilnehmer bis hin zum Druck von Werbematerial und der Anmietung von audiovisueller Ausrüstung. Stellen Sie sicher, dass die DMC, mit der Sie zusammenarbeiten, Ihnen einen Ansprechpartner benennt, der für das Projekt Ihrer Veranstaltung verantwortlich ist, um ein sorgfältiges Briefing zu ermöglichen. Testen Sie bei Ihrem ersten Kontakt mit der DMC, wie kommunikativ diese ist, um sicherzustellen, dass Sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens Antworten erhalten. Wenn Sie einen Teil des Briefings per Skype oder WhatsApp-Video durchführen, können Sie sich davon überzeugen, dass die DMC Ihre Bedürfnisse versteht. Stellen Sie auch zusätzliche Anfragen, wie z. B. die Bitte, bei der Besichtigung von Veranstaltungsorten zu filmen. Gute DMCs werden dies gerne tun, und solche « Extras » geben Ihnen ein gutes Gefühl für den Prozess.
Vertrauenswürdige DMC – Mr. Linh’s Adventures arbeitet regelmäßig mit Kunden aus dem Bereich Firmenevents zusammen, wodurch wir eine solide Grundlage für die typischen und besonderen Anforderungen bei der Eventplanung haben. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, haben Sie einen festen Ansprechpartner, und unsere Kunden loben regelmäßig unsere schnellen Reaktionszeiten. Wir nutzen auch eine Reihe von Videokonferenz-Tools – einschließlich Skype und WhatsApp – damit Sie uns persönlich treffen können, wenn Sie wollen!
Nachhaltig denken
Internationale MICE-Veranstaltungen können auch nachhaltig sein – ein Aspekt, auf den Sie bei der Wahl einer DMC achten sollten. Es ist erwiesen, dass sich Delegierte zunehmend gegen eine Veranstaltung entscheiden, wenn diese keine nachhaltigen Maßnahmen beinhaltet. Außerdem verfügen DMCs in anderen Ländern möglicherweise nicht über dieselben Umweltzertifikate, die Sie von Veranstaltungsunternehmen in Ihrem eigenen Land gewohnt sind. Erkundigen Sie sich, wie eine DMC die Nachhaltigkeitsziele Ihrer Veranstaltung erfüllen kann, um ein rundum besseres Ergebnis zu erzielen.
Ein zentraler Wert von Trusted DMC – Mr Linh’s Adventures ist die Nachhaltigkeit, und das schon seit Beginn unserer Geschäftstätigkeit im Jahr 2008. Wir achten nicht nur auf die Auswirkungen unserer Arbeit auf die Umwelt, sondern stellen auch sicher, dass wir einen positiven Einfluss auf die Menschen in den Gebieten haben, in denen wir tätig sind. Außerdem sind alle unsere Mitarbeiter Einheimische – und sie arbeiten seit Jahren mit uns zusammen, um ihre Fähigkeiten und ihre Ausbildung mit unserer Unterstützung weiterzuentwickeln.
Veranstaltungsunternehmen in Vietnam
Wenn Sie Ihre Veranstaltung in Vietnam oder anderen Ländern Indochinas planen, sollten Sie uns als Ihre Veranstaltungsfirma in Vietnam betrachten. Dank unserer Erfahrung als DMC in Ländern in ganz Asien sind wir die perfekte Wahl für Ihr Projekt.
